ブログ系イベントの運営で、こうだといいなと思う事。

先日、ブログ関係の大規模なイベントが行われたそうです。

自分は昔からイベント事が好きで、イベントの企画のお手伝いをしたり、コンサートなんやらのイベント事のお仕事もさせて頂いていていました。
そんな目線で見た、ブログ界隈のイベント運営がこうだったらいいんじゃないかな?っていうのを、書いておこうと思います。

ハッキリ言って長文です。

1)案内の大事さ
大抵のイベントは、ホームページに開催要項が載っていて、場所に関しての案内も勿論載っています。
しかしそれが、その場所(イベントスペースとか貸し会議室)の公式サイトのMAPへのリンクだけの場合が多いです。
まぁ、調べれば分かる事なんですけど、それでも「○○駅××出口を出て…」とか、多少書いてあると分かりやすいと思います。
そして、会場に到着してみても、どこが建物の入り口で、どこが会場へのルートなのか、分からない事があります。
それ風の人をみつけて、こっそり尾行したりした経験のある人も多いと思います。
ブログイベントなどでは、本社ビルで行われる事も多く、広いロビーでどうすればいいのか分からなくなってしまう事がありました。
小さくてもいいので、立て看板は早めに立てておくと良いと思います。
看板には「○○時からご案内致します」とか書いておけば、ここが集合場所なのかな?って思って貰えます。

そして、エレベーターで、会場へ。
大きなイベントの時は、受付が混雑する事も。
混雑した時の列整理は、適当にやると参加者に不安に思わせてしまいます。
列が伸びた時にどうするか、窓口は増やせるのかなどなど、予め考えておくと気が楽です。
「こちらへお並び下さい」でもなんでもいいので、列を作る人が声をかけてあげると安心します。
エレベーターが開く度に、声をかけてあげるべきです。
長机に「受付」と張り紙がしてあることがありますが、列が出来た瞬間見えなくなります。
机の後ろの壁の高いところ(2mくらいの高さ)とかに貼ってあった方が見やすいです。
受付周りの人は、声を出す。とにかく出す。みんなちゃんと聞いてるから。

受付終わって会場へ。
「では、中でお待ち下さい」だけではなくて、
手が空いている人が積極的に「こちらへどうぞ」と案内してあげると良いでしょう。
どこに座ろうか悩んでる人には「せっかくなので、前からどうぞ」とか言ってあげると、ちょっと引っ込み思案の人出も、前から座ってくれるでしょう。
前の方が空いてると、後から来た人が座りにくいですしね。
時間がちょっとでも空いたら「今日はありがとうございます」とか、軽く声をかけてあげると参加者の緊張もほぐれるでしょう。
特に、新規っぽい人には、積極的に声をかけてあげて欲しいです。
開場中にスポンサーの人とかが、会場の後ろの方で傍観しているパターンをたまに見かけますが、あれは微妙です。
自分の会社の商品を紹介するイベントなんですから、積極的に声をかけてあげてください。
それが出来ない場合は、運営サイドが積極的に。

以前銀座アップルストアでポッドキャストのイベントのお手伝いをさせて頂いたときは、イベントの開始前から終了時まで、エレベーターを降りたところで、綺麗なお姉さん二人にパンフレットを配って頂きました。
(夜中に突貫で作ってもらったA4白黒パンフだったけどw)
更に「ポッドキャストのイベントです。よかったらどうぞ」と笑顔で声かけまでしていただきました。
今なにが行われていて、どんな内容かが分かれば、足を止めてくれる人もいるでしょうし、それが綺麗なお姉さんだったら、更に…w

余談はさておき。

お仕事の都合などで、遅れて参加される方も多いと思います。
そういう方には、レジュメとか渡して、「今、このセクションですよ。こんな内容をやってますよ」って教えてあげると親切です。
知り合いを見つけて「今、どんなことやってる?」とか聞き合ってる姿、見かけませんか?

どうしても仲間内の盛り上がりになってしまうイベントって多いと思います。
せっかくなので、初めて来た人も楽しんで貰えるようになるといいですね。
最初に声をかけてあげるだけでも、かなり違うと思うんです。

開場中とか、イベントの合間は、BGMかけてあげると良いです。ちょっと落ち着きませんか?
ちいさな演出がよりイベントっぽさを引き立ててくれます。

2)内容などなど
例えば2時間のイベントの最中、スポンサー様は、精一杯内容を伝えようとします。
参加者も、必死に内容を受け止めようとします。
でも、2時間詰め詰めだと、正直疲れませんか?
イベントの内容にもよりますが、間で一度休憩を入れたり、リラックス出来るようなイベントを入れると良いのではないでしょうか?
ティーブレイクでもトイレ休憩でも良いですし、一度深呼吸出来る時間があった方が、次の一時間に集中できるような気がします。

パネルディスカッションは良くありますが、結局、いつもの人がいつもの事を話しているような気がする事もあります。
で、素人がぶっつけ本番でやると失敗する事が多いです。
テーマを予め伝えて、パネラーと司会者で、質問例と回答例をメールとかでやりとりしておくと良いと思います。
お題も胃が痛くなるくらい何度も考えた方が良いと思う。
後にパネラーのブログで「打ち合わせ無しだったけど、まぁ、何とかなったよね」みたいな事が書いてあるのを見ても、へぇ〜とか思うけど、なんだかなーって思ったりもします(毒w)。
例えば津田大介さんみたいに、うまくおしゃべり出来る人だったら良いかもしれないけどね。
普通の人は、あんな風に上手くはしゃべれない。
ポッドキャストとかやってみると分かる。しゃべれない。
喋れてるつもりでも、後で聞いたら、う○こだから。自分もそうだから。

質問コーナーも良く行われますが、参加者の具合によってはマニアックな質問だったり、支離滅裂だったりするので、ある程度の覚悟が必要。
すべる可能性も多い。
司会者の人が、うまくくみ取ってあげないと難しい企画です。
事前に聞きたい事をアンケートとっておくのもいいかも。

3)さぁ、楽しい懇親会。だがその前に。

お待ちかねの懇親会。美味しい料理に美味しい飲み物。
その為の準備が大事です。
飲食店で行われるイベントだと問題無いけど、会議室とかの場合に必要な事あれこれ。

飲み物はキンキンに冷えてないと意味がないです。
お茶とお水だけ、常温用意しておくにしても、ちょっとでいいです。

冷蔵庫は意外と冷えないので、ドブ漬けが便利です。
イベントクーラーとか、どぶづけとか呼ばれているモノで、でっかい水槽みたいなのです。

イベントクーラー(どぶづけ)のレンタルはアートレンタル|商品詳細

レンタル屋で借りられるし、清涼飲料水メーカーなら持ってるはずです。
それに、飲み物を入れて、水を張って、氷をぶっこむ。
ロックアイスは溶けやすいので、氷屋さんの貫目がいいです。かき氷の氷みたいなのね。
氷屋さんは配達してくれるので便利です。
半分に割りたい時用のアイスピックとかあると更に便利。
濡れた飲み物を拭くタオルは、かなり多めに用意した方が良いです。
間違いなく床が濡れるので、飲み物が入っていた段ボールで、床を養生するのを忘れずに。
余った飲み物を持ち帰るための、段ボールは取っておくと、後で幸せになれます。

気を付けないといけないのは、最後に水抜きをしなくちゃならないこと。
懇親会が終盤になったら、飲み物を全部出して、早めに水抜きします。
バケツが必要なので、大きめのバケツを用意。
100均の小さいのは、壊れやすいので使わない方がいいです。

食事が出ると、ゴミも沢山出ます。
飲み残しを捨てるバケツも必要。これ、多めがいいです。
空いたお皿や箸、残飯などは、気付いたら早め早めで回収しましょう。
長机に、ゴミ袋を貼り付けて、簡易のゴミ捨て場に。
会場に合わせた分別をしないと、後で怒られて嫌な気分になるので、分別はしっかり。
100人超えるとゴミも大量なので、ゴミ袋の張替も適時行いましょう。
気付くと忘れちゃうので、ゴミ担当大臣を任命しておくとよいかも。

4)最後の後片付け
ではお開きですーと言っても、なかなか帰らない人も居るし、
「まだ大丈夫ですよーゆっくり食べてー」とか司会が言った瞬間、スタッフはキレそうになりますがw
帰り始めた所から、すぐに後片付けを開始。
むしろ、会の終盤から、少しずつ片付けないと大変な事になります。
ケータリング業者さんが入っている場合は、ゴミの回収の打ち合わせをしっかりしておきましょう。
有料だったり、無料だったりいろいろありますし。

ゴミの集積場所、分別方法、飲み物とかを捨てられる場所など、事前に確認が必要です。
小さなシンクしかないところは「飲み物捨て渋滞」が起きますので、出来るだけ、トイレの清掃道具が置いてあるところにある、汚水を流せる所を許可取ったり確認しておいた方が良いでしょう。

忘れ物は後で問い合わせがあるかも知れないので、しっかり確認。
大事なガジェット忘れる人もいますので。

帰りの道順案内も大事です。
集合時間が夕方で、終わったら夜。
周りの景色も変わって見えます。
エレベーターで見送ってバイバイじゃなく、出口まで案内してあげて、
「左が○○駅で、右が○○通りですよ」とか
案内してあげられるといいですね。

5)最後に
勢いで書き殴ってしまいましたが、一番大事なのは、お客様を迎えてるっていうことを忘れない事だと思います。
イベントの内容を考える人と、運営を考える人は、別の方が良いような気がします。
もちろんそれぞれのコミュニケーションは大事だけど。
せっかくのイベントですので、あと少しおもてなしの気持ちだったり、ちょっと親切にしてあげたりすると、絶対喜ぶと思うんです。

ちょっとした親切だと思うんです。
親切って、心に残るじゃないですか?
あのイベント良かったとかってなるのは、内容も大事だけど、そういったケアも大事なんじゃないかなって思います。
イベントは人と人が接するもので、それぞれの思うところがあって、なかなか難しいんだけど(特に趣味に関わるモノとか)、少しでも楽しく、気持ちよく、来場者に感じて貰えるようにすることを、少し考えた方が良いんじゃないかな?と思ったりします。

なんやかんやいっても、イベントは楽しいんです。
出るのも作るのも。
でも、自分だけじゃなくて、少しでも周りが楽しく思って貰えると良いですね。

とあるブログイベントにて。こういうの好きです。

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